Microsoft 365 – unsere Migration

In den letzten Monaten hat sich in unserer Bank einiges getan: Wir haben die altehrwürdige Plattform Lotus Notes in Rente geschickt und sind auf Microsoft 365 (M365) umgestiegen. Als Azubi durfte ich den Prozess miterleben. In diesem Beitrag möchte ich euch einen kleinen Einblick geben, wie die Umstellung ablief und was sich dadurch verändert hat. Am Montag, den 28.04.25, fand der große Umbruch in unseren Systemen statt.

Was ist passiert?

Lotus Notes war lange Zeit unser treuer Begleiter – für E-Mails, Kalender, Kontakte und sogar interne Anwendungen. Aber!: Die Software ist einfach nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Zeit. Die Oberfläche wirkte veraltet, die Bedienung war manchmal umständlich und der Support lief langsam aus. Dafür gibt es eine Lösung: die Umstellung auf M365.

Mit Microsoft 365 wollten wir:

• eine moderne, cloudbasierte Lösung einführen,
• die Zusammenarbeit im Team verbessern,
• den Zugriff auf Tools wie Outlook, Teams, OneDrive & Co. ermöglichen,
• die IT-Infrastruktur vereinfachen.

 Der offensichtlichste Unterschied ist: Statt Lotus Notes nutzen wir jetzt Outlook für E-Mails und Kalender. Darüber hinaus stehen uns mit M365 viele weitere neue Tools wie Teams, OneDrive oder der Planner zur Verfügung.

Die Umstellung – wie lief das ab?

Natürlich war das kein Ein-Klick-und-fertig-Prozess. Unsere IT und Orga-Abteilungen haben in mehreren Phasen:

1. die Daten migriert (E-Mails, Kalender, Kontakte),

2. Schulungen und Support für die Mitarbeitenden bereitgestellt,

3. alle anfallenden Probleme fortlaufend weiterbearbeitet.

Wie habe ich die Umstellung wahrgenommen?

Als Azubi war es spannend zu sehen, wie viel Planung und Kommunikation dahintersteckt. Durch extra ausgewählte und ausgebildete Multiplikatoren (alle Mitarbeiter unserer Bank) hatte jede Abteilung einen eigenen Ansprechpartner, der sie auf die Umstellung vorbereitete und für Fragen zur Verfügung stand. An dem Tag selbst bin ich früh wie jeder Mitarbeiter kurz vor 8:00 Uhr auf Arbeit gewesen. Das Erste, was jeder machen sollte, ist seine eigenen Programme selbst einzurichten. Dafür wurde jedem Mitarbeiter ein Leitfaden gegeben, an dem man sich entlang hangeln sollte. Das Vollständige Einrichten der neuen Arbeitsumgebung hat circa 1 bis 2 Stunden Zeit gestohlen.

Tatsächlich war das System von Microsoft zwischendurch auch überlastet, da neben uns, auch noch weitere Banken zeitgleich die Umstellung vollzogen hatten. Wir hatten aber nochmal Glück, denn das System ist erst abgeschmiert, nachdem die meisten Mitarbeiter mit der initialen Anmeldung fertig waren.

Übrigens haben sämtliche Arbeitsplätze nun auch eine kabellose Maus, kabellose Tastatur, ein Headset und eine Videocam bekommen. Diese Utensilien sind in der Kombination mit den neuen Programmen sehr hilfreich.

Fazit: Ein großer Schritt – und der richtige!

Der Umstieg auf M365 war ein großer Schritt für uns – aber auch ein notwendiger. Die Tools bieten uns mehr Flexibilität, bessere Zusammenarbeit und sind fit für die Zukunft.

Ich fand es spannend, diesen Wandel live mitzuerleben – und ich bin sicher, dass wir noch viele Möglichkeiten entdecken werden, die M365 bietet.

Habt ihr auch schon Erfahrung mit Microsoft 365? Oder nutzt ihr noch andere Tools? Ich freue mich auf euer Feedback!

Bis zum nächsten Mal,
Euer Maurice